Déduplication des données de votre système source

Il est fréquent que les personnes apparaissent plusieurs fois dans un système source pour diverses raisons. Parfois, une même personne peut également être présente dans plusieurs systèmes sources simultanément. HelloID offre une fonctionnalité de d’harmonisation (ou agrégation) pour éviter, entre autres, la création de comptes multiples et inutiles. Dans cet article, nous explorons le concept d’agrégation des données personnelles. Vous découvrirez l’utilité de cette fonction, son fonctionnement précis et comment automatiser l’agrégation des données.

Qu’est-ce que l’agrégation des données personnelles ?

Les données en double peuvent souvent apparaître dans des sources telles que les systèmes RH pour diverses raisons. Par exemple, si un employé occupe également un rôle de bénévole, cela peut nécessiter deux enregistrements distincts dans le système RH pour des raisons de conformité à la convention collective. En conséquence, une personne peut apparaître plusieurs fois dans votre système RH avec différents matricules. Certaines organisations utilisent aussi plusieurs systèmes sources. Par exemple, un établissement scolaire peut enregistrer le même employé à la fois dans le système RH et dans le système d’information étudiant, ou une organisation médicale peut connecter son système RH à un logiciel de planification.

La fonction d’agrégation d’HelloID vous permet d’intégrer plusieurs entrées secondaires (non-main persons) d’une personne avec une entrée principale (main person). L’agrégation de données d’identité est un processus qui combine tous les enregistrements d’utilisateurs liés à une personne dans le système source dans HelloID, en un seul profil principal. Cette méthode permet de dédupliquer les données et d’intégrer toutes les informations disponibles.

Quand effectuer l’agrégation des données dans les systèmes sources ?

L’agrégation des données est cruciale lorsqu’un collaborateur apparaît plusieurs fois dans un ou plusieurs systèmes sources et qu’il est nécessaire de créer qu’un seul compte par personne dans HelloID. Cette situation se présente fréquemment, par exemple, lorsqu’un stagiaire est ensuite embauché en tant que salarié en CDI. Dans ce cas, bien que le numéro d’employé (matricule) puisse changer, il est important de maintenir le même compte utilisateur et les données associées. Cela se produit également dans les cas où les étudiants en médecine occupent simultanément des rôles de soignants ou des élèves occupent simultanément des rôles d’enseignants.

Grâce à la fonction d’agrégation des données d’HelloID, il est possible de fusionner les enregistrements de différents comptes sans modifier la manière dont les données sont stockées dans le système source. Cela permet aux départements RH de maintenir leurs processus actuels sans réaliser de changements.

Comment fonctionne l’agrégation des données ?

HelloID effectue l’agrégation en identifiant les doublons dans les systèmes sources à l’aide d’attributs tels que la date de naissance, les initiales et le nom. Un hash irréversible du numéro de sécurité sociale peut également être utilisé. Ces attributs sont généralement uniques et précis pour chaque personne.

Lorsque HelloID identifie plusieurs enregistrements correspondant à une seule personne dans un système source, il détermine d’abord l’enregistrement principal, souvent sur la base du volume d’heures de travail associé à un contrat spécifique. Ensuite, HelloID intègre tous les enregistrements pertinents trouvés dans le système source à cette entrée principale, assurant ainsi une gestion des données du personnel cohérente et centralisée.

Annuler les fusions

HelloID agrège les données sur sa propre plateforme, sans modifier les données du ou des systèmes source. C’est important, notamment parce que cela vous permet de dissocier les données liées à tout moment. La méthode offre une grande sécurité. Vous pouvez donc toujours être sûr de pouvoir vous appuyer sur vos données d’origine, quelles que soient les modifications que vous apportez ou que vous avez automatisées dans HelloID.

Agrégation manuelle ou automatique des données

La fonctionnalité d’agrégation dans HelloID propose des suggestions que vous pouvez gérer manuellement ou de manière automatisée. En mode manuel, vous avez un contrôle total sur le processus et pouvez valider chaque suggestion individuellement. Si vous optez pour l’automatisation, cela peut vous faire gagner du temps et simplifier la gestion des comptes utilisateurs.

Lorsque l’agrégation est automatisée, HelloID exécute les suggestions sans intervention manuelle, à condition que la suggestion corresponde à une seule personne. Si plusieurs correspondances sont possibles pour une suggestion, HelloID la soumettra pour votre approbation manuelle.

Un autre élément important de l’automatisation est le « score de correspondance automatique ». HelloID évalue les personnes pour lesquelles il propose des suggestions et leur attribue un score. Les suggestions ne sont exécutées automatiquement que si ce score dépasse un seuil que vous définissez lors de la configuration de la fonction d’agrégation. Ce score joue un rôle crucial dans l’agrégation des données, permettant à HelloID de relier correctement les comptes malgré d’éventuelles erreurs de saisie.

Vous pouvez également définir un « score de correspondance minimum ». Ce score détermine le score minimum pour qu’une correspondance soit considérée par HelloID lorsqu’il propose des suggestions d’agrégation. Si vous réglez le score de correspondance automatique au-dessus du score de correspondance de minimum, HelloID exécutera automatiquement les intégrations dont le score est suffisamment élevé, tout en proposant des suggestions pour les agrégations qui ont un score plus bas.

Transfert automatique

La fonctionnalité de transfert automatique est une extension de l’agrégation automatique des données. Elle permet d’effectuer automatiquement des modifications dans les données. Par exemple, si un employé quitte son poste mais reste actif en tant que bénévole, la mention principale peut changer. HelloID détecte ce changement et ajuste automatiquement la mention principale via la fonction de transfert automatique.

Lorsque vous optez pour une agrégation automatique des données, la fonction de transfert automatique s’assure qu’HelloID évalue toutes les mentions des personnes à l’avance. Si le contrat principal est associé à une mention secondaire, HelloID transforme automatiquement cette mention secondaire en mention principale, en transférant tous les autres contrats de l’ancienne mention principale vers la nouvelle. Les droits associés à l’ancienne mention principale sont préservés dans les systèmes cibles et ne sont pas modifiés par HelloID. Les journaux d’audit ainsi que les données historiques sur les personnes sont également transférés.

En cas d’absence d’une mention principale, la fonction de transfert automatique intervient également. Dans ce cas, elle attribue automatiquement tous les droits associés à la mention principale manquante à la nouvelle mention principale. Cela s’applique également à tous les journaux d’audit et aux données historiques liées à cette mention.

Lancez-vous

Vous souhaitez commencer à utiliser l’agrégation des données dans HelloID ? Consultez notre guide pour avoir toutes les informations nécessaires. Si vous avez des questions ou besoin d’aide, n’hésitez pas à nous contacter !