Mairie d'Evry

Des Procédures Papier Inefficaces et un Annuaire Pas à Jour

La mairie d’Evry compte environ 1200 employés tous au service des 52 000 habitants de la commune d’Evry située en région parisienne. Aurélien GARAULT est Administrateur Systèmes et Reseaux au sein de la DSI de la Mairie. Jusqu’à présent les créations de comptes des nouveaux employés de la Mairie se faisaient de façon ‘classique’ c’est-à-dire sous forme de procédure papier.

Lors d’une création de compte une personne habilitée en interne (Chef de Service ou Assistante de Direction) faisait une demande aux RH (par exemple) ; ensuite ces mêmes RH reformulaient la demande au service informatique et ce dernier devait à son tour recréer le compte dans l’Active Directory. Donc, pour un seul et même compte, une multiplication de demandes sous forme papier et un risque accru d’erreurs. Un problème supplémentaire était le temps mis par le document papier pour cheminer entre les différents services, sans compter que ce document pouvait s’égarer retardant d’autant la création du compte.

Enfin la DSI était rarement prévenue lorsqu’un collaborateur changeait de poste ou de bureau, d’où un annuaire interne peu fiable car jamais à jour en temps réel.

Tous ces problèmes ont conduit le service informatique de la mairie à essayer de mettre en place une solution interne basée sur Access et un formulaire Web. Mais cette solution ne permettait pas de créer les comptes automatiquement dans l’Active Directory et, de ce fait, de donner accès aux applications métiers.

C’est à ce moment précis de leur étude que Monsieur Aurélien GARAULT, Responsable Informatique de la Mairie, découvre la solution de Tools4ever. Le timing était donc parfait.

Workflow de gestion des comptes utilisateurs et accès, avec traçabilité

Aujourd’hui le workflow des demandes est en place. Grâce à UMRA la DSI a pu solutionner les problèmes liés aux procédures inefficaces.

Dorénavant la mairie d’Evry a un Annuaire central fiable car à jour en temps réel. En outre les demandes étant dématérialisées, une fois que la nouvelle demande a été créée, elle chemine dans le Workflow avec une nomenclature identique. Il y a donc une traçabilité totale et l’information ne risque plus de s’égarer.

Un annuaire unique pouvant facilement être mis à jour

UMRA a permis à la Mairie d’Evry d’avoir un véritable annuaire unique – l’Active Directory – annuaire de référence pour tous les utilisateurs, qui lie toutes les applications métiers. En outre, la DSI a pu déléguer au service support ‘hotline’ des tâches telles que la réinitialisation et le déverrouillage des comptes ce qui désengorge leur pôle administration.

Une collaboration réussie

Monsieur Garault met en avant les excellentes relations qu’il a eues avec Tools4ever, non seulement avec le Commercial de Tools4ever qui a représenté un « gros plus pour l’achat du produit » mais également avec le Consultant Technique « très compétent et très à l’écoute de la demande du client ». Pour le moment le produit fonctionne de façon « impeccable » (dixit M. Garault) et la DSI prévoit de mettre en place la nouvelle version du portail web de Workflow Management et Self-Service afin de pouvoir intégrer UMRA sur l’intranet le plus rapidement possible et de permettre à plus d’utilisateurs d’avoir accès au portail de façon simple et conviviale.