Keolis Orléans

Contexte :

Dans le cadre d’un projet de simplification et de digitalisation des processus au sein de l’entreprise, la DIPSI a détectée plusieurs axes d’améliorations dont la création des comptes utilisateurs dans leur AD.

Ce processus était géré manuellement par le Helpdesk directement dans la console Active Directory.

Le HelpDesk devait contacter plusieurs départements de l’entreprise avant de pouvoir créer le compte dans l’AD. En effet, il était nécessaire de connaitre le manager, le matricule, le type de contrat … avant de créer le compte puis d’envoyer les informations d’identifications par mail au manager du bénéficiaire.

Ceci rendait la tâche chronophage et peut réactive.

Objectifs :

• • Trouver un processus unique qui permet d’éviter des allers-retours entre les différents départements de l’entreprise et le helpdesk.
  • Être plus réactif et avoir la bonne information auprès d’un seul interlocuteur.
  • Avoir une création des comptes homogènes.
  • Intégrer le département RH dans ce processus, qui détient à elle seule toutes les informations nécessaires à la création de l’employé dans l’AD.

Contraintes :

• • Trouver un outil de délégation de compte Active Directory.
  • Revoir tout le processus de création des comptes en y intégrant la RH.
  • Trouver un partenaire de qualité capable de nous accompagner et de nous proposer des solutions en adéquation aux besoins exprimés.

Solution :

Des formulaires de délégation de compte Active Directory ont été mis en place grâce à la solution HelloId de l’éditeur Tools4Ever.

Avec ces formulaires, nous avons pu déléguer la création des comptes AD au département RH évitant ainsi les tâches chronophage faites par le HelpDesk. Ainsi, de 10min environ, la création des comptes est passée à quelques secondes. Les comptes sont créés ou mis à jour dès qu’un mouvement du personnel à lieu. La DIPSI a donc gagné en réactivité.

De plus, des notifications sont envoyées automatiquement aux responsables concernés dès lors qu’il y a un mouvement de personnel. Ces derniers n’ont plus à se soucier de faire une demande au HelpDesk pour la création ou la modification des comptes de leurs collaborateurs.

La qualité de l’accompagnement à la mise en œuvre a été une véritable contribution à la réussite du projet. L’équipe Tools4Ever a tout de suite compris notre besoin, et a su être force de proposition dès qu’il le fallait.