Une gestion des comptes utilisateurs mal maîtrisée

Rosanne FERREUX est Responsable du domaine Qualité-Audit dans le département Support du Centre Hospitalier Universitaire de Dijon. Son champ d’action couvre l’ensemble des utilisateurs informatiques.

Le SI du CHU de Dijon travaillait sur un fichier Excel dans lequel chaque service enregistrait des demandes concernant la gestion des comptes utilisateurs (ajouts/modifications/suppressions). Les demandes de création de comptes dans l’annuaire, et de comptes de messagerie étaient traitées manuellement. Le SI perdait alors beaucoup de temps à implémenter ces changements, qui étaient d’autant plus souvent mal tracés. Ces fichiers Excel étaient en effet partagés et circulaient entre les différents services du CHU. Le niveau de sécurité des données et des informations était alors très faible et ne permettait pas un audit fiable et de qualité car l’annuaire pouvait difficilement être à jour. Le SI du CHU ne comptabilisait que 1.000 demandes gérées par an, sachant que le délai moyen du traitement d’une seule demande était de 5 jours à 1 mois.

En plus d’être une tâche longue et laborieuse, la création, modification et/ou suppression des ressources, via le fichier d’origine Excel ne répondait pas aux besoins de l’hôpital d’automatiser ces tâches afin de garantir la bonne qualité de l’annuaire. Le SI du CHU devait impérativement trouver la solution à cette situation.

UMRA, la solution qui met fin à la création manuelle

Le CHU de Dijon lance un appel d’offre sur le marché concernant la migration et la mise à jour automatique de leur annuaire. C’est ainsi qu’intervient Tools4ever et son produit phare User Management Resource Administrator (UMRA), qui répond aux exigences de l’hôpital en termes de standards et de sécurité. Aujourd’hui, UMRA remplace les tableaux Excel et les demandes papiers.

Un workflow optimisé pour une meilleur traçabilité des accès

Avec UMRA, le workflow des demandes concernant les comptes utilisateur est géré automatiquement. Aujourd’hui, la création de comptes utilisateurs est l’une des actions qu’effectue UMRA dans le CHU: Toutes les demandes sont créées dans UMRA et ensuite validées par la DSI. UMRA met à jour l’annuaire via de nombreux connecteurs vers les systèmes.

Une fois que les utilisateurs ont leurs accès, le SI leur attribut des habilitations dans certaines des applications. Cette procédure qui était auparavant manuelle ne l’est plus grâce au workflow d’UMRA. Le workflow d’UMRA informe le SI qu’il existe une demande d’attribution de droits à traiter. Une fois les privilèges octroyés à l’utilisateur, l’information retourne automatiquement au département qui a généré cette demande et qui clôt le processus en validant.

Grâce à UMRA, le CHU de Dijon a considérablement réduit ses délais de traitement des demandes. Sa gestion des comptes utilisateurs est optimisée. Elle comptabilise 3800 demandes traitées par an depuis l’implémentation d’UMRA.

Les principaux avantages d'UMRA

Le CHU de Dijon est entièrement satisfait de l’outil qu’est UMRA car il répond aux exigences de l’hôpital soucieux de la sécurité de ses informations.

« UMRA est devenu un outil indispensable dans notre organisation, qui nous dégage un temps précieux pour nous consacrer à d’autres projets plus sensibles ».

Le CHU de Dijon apprécie cet outil en termes d’automatisation, mais plus particulièrement la traçabilité qu’il permet. Cette traçabilité répond aux exigences du CHU Dijon et celles requises par les Centres Hospitaliers en général : le respect de la politique sociale de sécurité et les décrets de confidentialité. Désormais avec UMRA, le SI a une vue d’ensemble des privilèges attribués aux utilisateurs, et est en mesure de suivre l’évolution des traitements des demandes. Depuis l’implémentation d’UMRA, le SI du CHU réalise des audits conformes et de qualité, et constate que la sécurité des informations s’est considérablement améliorée.