Service Automation – Produits

La solution de Gestion des Identités et des Accès (GIA) HelloID de Tools4ever permet l’utilisation de produits en self-service, également appelés produits de Service Automation. Ces produits offrent aux utilisateurs finaux, aux managers et aux responsables de produits, la possibilité de demander de manière autonome des droits supplémentaires, des applications ou d’autres ressources. Ils favorisent l’autonomie des équipes, augmentent la productivité et allègent la charge de travail du helpdesk. Dans cet article, nous vous expliquons comment utiliser ces produits et en tirer le meilleur parti.

Travailler avec les produits de Service Automation présente de nombreux atouts. Cette approche rend la gestion des droits plus flexible, permet à l’organisation de garder un contrôle total sur les autorisations et améliore le service rendu aux équipes. Ces produits fonctionnent en dehors de la matrice d’autorisation centrale, dans laquelle les droits de base sont définis et attribués. Ils sont particulièrement adaptés aux entreprises ayant recours à des rôles flexibles, comme les prestataires, les intérimaires ou les personnels médial qui interviennent en remplacement d’urgence.

Pour quels types de demandes peut-on créer des produits ?

Les demandes que vous pouvez automatiser à l’aide des produits de Service Automation sont très variées. Voici quelques exemples courants de produits fréquemment rencontrés :

• Demande de licences d’application
• Accès à des répertoires de projet
• Droits associés aux boîtes aux lettres partagées
• Comptes invités
• Création d’une nouvelle boîte aux lettres
• Droits au sein d’applications

Configuration des produits dans HelloID

Prêt à commencer avec les produits en self-service dans HelloID ? La première étape consiste à créer ces produits au sein de la plateforme. Plusieurs méthodes s’offrent à vous : vous pouvez les configurer manuellement ou encore automatiser leur création à partir de groupes de droits existants. Vous avez également la possibilité de copier et de modifier des produits déjà en place pour gagner en efficacité.

Création manuelle

La création manuelle de produits est souvent privilégiée lors de la configuration initiale des produits de Service Automation. Par exemple, vous pouvez configurer des demandes de licences Office 365, d’accès à des applications fréquemment utilisées ou encore de matériel via un système ITSM (IT Service Management). Copier et personnaliser des produits existants permet également de réduire le temps de configuration et d’améliorer l’efficacité du processus.

Les actions associées à chaque produit peuvent varier en fonction des besoins de l’organisation. Toutefois, l’action la plus courante consiste à attribuer un utilisateur à un groupe de droits spécifique. Ces actions sont définies via des scripts PowerShell, ce qui permet une configuration personnalisée et un contrôle total sur chaque étape.

Créer un script PowerShell de zéro n’est pas toujours nécessaire. HelloID propose des snippets de codes prêts à l’emploi pour plusieurs actions courantes. Ces extraits de code peuvent être facilement importés et utilisés comme base de travail, ce qui vous permet de gagner un temps précieux et d’accélérer la mise en œuvre de vos produits.

Synchronisation des produits

Certains produits, tels que l’accès à une messagerie partagée, à un dossier commun ou à un groupe de droits spécifique, peuvent correspondre directement à des groupes de droits existants. La synchronisation des produits permet d’importer ces groupes comme produits et d’en simplifier la gestion.

Cette méthode vous permet également de prendre en charge l’état actuel des droits attribués afin de les gérer immédiatement via HelloID. Cette visibilité accrue sur les autorisations permet de corriger rapidement toute anomalie et de maintenir les droits à jour. Cela allège considérablement la charge du gestionnaire et garantit une gestion rigoureuse et efficace des autorisations.

Formulaires dynamiques

Il peut arriver que l’attribution d’un produit nécessite davantage d’informations que celles contenues dans un groupe de droits standard. Par exemple, pour créer un compte invité ou configurer une messagerie partagée, des informations supplémentaires devront être fournies par le demandeur. C’est ici que les formulaires dynamiques entrent en jeu.

Les formulaires dynamiques permettent de collecter des informations supplémentaires auprès de l’utilisateur, directement intégrées aux actions associées au produit. Ces informations peuvent servir, par exemple, à définir le nom d’un compte ou à générer une adresse e-mail pour une boîte partagée.

Dans d’autres cas, un produit peut déclencher la création d’un ticket dans un système ITSM, avec la possibilité pour le gestionnaire de compléter le ticket avec des informations supplémentaires. Cette approche standardise la collecte de données et permet une automatisation maximale. Elle offre une flexibilité supplémentaire, se situant à mi-chemin entre un produit standard et un formulaire dynamique. Cependant, cette méthode nécessite plus de temps pour la configuration et la gestion, et convient donc principalement à des besoins spécifiques.

Restitution des produits

Dans certains cas, l’utilisation de produits peut générer des coûts de licence ou offrir un accès à des informations sensibles et stratégiques pour l’entreprise. Il est donc essentiel d’anticiper la révocation de ces autorisations afin d’éviter une prolifération inutile de droits, de limiter la surface d’attaque et de réduire les dépenses liées aux licences.

Plusieurs options s’offrent à vous pour révoquer un produit. L’utilisateur final peut lui-même décider de rendre le produit, ou bien un manager ou le propriétaire peut en retirer l’accès. Cependant, en pratique, ces révocations sont souvent négligées. Cela n’a rien d’étonnant, car elles ne sont généralement pas prioritaires et peuvent facilement passer inaperçues. C’est ici que l’automatisation prend tout son sens : en programmant la révocation des autorisations lorsqu’un certain critère est atteint.

Les droits peuvent, par exemple, être retirés après une période prédéfinie ou à la suite du départ d’un collaborateur. De plus, il est possible de définir une durée maximale d’utilisation au-delà de laquelle HelloID révoquera automatiquement l’accès au produit.

Lancez-vous avec Hello ID

Les produits de Service Automation bénéficient à toute l’organisation. En offrant un accès rapide aux autorisations, comptes ou ressources nécessaires, ils permettent à vos collaborateurs de maximiser leur productivité. Grâce aux produits en self-service, la performance de l’entreprise se voit améliorée, tandis que le Helpdesk peut se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée ou nécessitant davantage d’interaction humaine.

Envie de commencer à travailler avec les produits de Service Automation ? Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ici. Nous vous invitons également à consulter notre article précédent sur la mise en place de HelloID Service Automation et sur l’utilisation des formulaires délégués. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter avec l’un de nos experts, n’hésitez pas à nous contacter !