Service Automation – Importer des formulaires délégués

La standardisation des tâches répétitives peut considérablement réduire la charge de travail du service informatique ou du helpdesk. Les formulaires délégués, une fonctionnalité essentielle de la solution HelloID Service Automation, permettent non seulement de rationaliser ces tâches, mais aussi de les déléguer facilement à d’autres collaborateurs. Dans cet article, nous vous expliquons comment ces formulaires peuvent aider votre équipe et vous montrons comment les utiliser efficacement.

Qu’est-ce qu’un formulaire délégué ?

Le module Service Automation d’HelloID, une solution de gestion des identités et des accès (GIA) développée par Tools4ever, vous permet d’automatiser de nombreuses tâches répétitives et fastidieuses. Cela libère du temps pour que vous et vos collègues puissiez vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Parmi les différentes possibilités offertes par cette solution, les formulaires délégués jouent un rôle clé. Ces formulaires facilitent la standardisation des processus et permettent de déléguer des tâches à d’autres membres de l’équipe, sans qu’ils aient besoin de compétences techniques avancées ou de droits administratifs étendus.

Importer et personnaliser vos formulaires

Les formulaires délégués sont conçus pour automatiser une grande variété de tâches. Certaines situations récurrentes bénéficient particulièrement de cette fonctionnalité. Pour ces cas spécifiques, HelloID propose des formulaires standards que vous pouvez facilement importer depuis le repository GitHub de l’outil. Cela vous permet de démarrer rapidement avec des formulaires déjà configurés. La majorité des modèles disponibles sont conçus pour standardiser des tâches courantes dans Active Directory ou Entra ID (précédemment connu sous le nom d’Azure AD). Ces formulaires permettent de :

• Créer et gérer des comptes
• Gérer les appartenances à des groupes
• Réinitialiser des mots de passe
• Modifier des numéros de téléphone
• Créer et gérer des groupes
• Configurer et administrer des boîtes aux lettres
• Gérer les autorisations de boîtes aux lettres partagées

Chaque organisation étant unique, ces formulaires peuvent être facilement adaptés à vos besoins spécifiques grâce à l’utilisation de variables. Après avoir configuré ces variables, les formulaires sont immédiatement opérationnels. Si vous souhaitez créer une version personnalisée d’un formulaire existant, il vous suffit de le dupliquer en un clic et de le modifier selon vos besoins.

Qui peut utiliser les formulaires délégués ?

L’un des avantages majeurs des formulaires délégués est leur capacité à déléguer des tâches à des collaborateurs non ou peu qualifiés ainsi qu’à des key users (utilisateurs clés). Ces derniers sont des collaborateurs de terrain qui peuvent, avec ces formulaires, réaliser certaines actions pour leurs collègues, réduisant ainsi la charge de travail du helpdesk. Vous avez un contrôle total sur l’accès aux formulaires : vous pouvez accorder l’accès à des utilisateurs individuels ou à des groupes d’utilisateurs en les liant à Active Directory ou Entra ID. Cette gestion fine garantit que vous gardez le contrôle de votre environnement.

Gestion des formulaires délégués

En tant qu’administrateur d’HelloID, vous êtes responsable de la gestion des formulaires délégués. Cela inclut la configuration initiale des formulaires, ainsi que leur ajustement en fonction des retours d’expérience. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des champs selon les besoins, intégrer de la logique dans les formulaires, et ajuster les actions associées aux soumissions. Tools4ever propose des formations pour vous accompagner dans l’utilisation et l’administration de ces formulaires, vous offrant ainsi toutes les compétences nécessaires pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité.

Lancez-vous avec Hello ID

Voici un guide rapide pour commencer avec les formulaires délégués :

• Identifiez les dix tâches les plus fréquentes au sein de votre organisation.
• Importez les formulaires correspondants depuis GitHub.
• Personnalisez les formulaires en fonction de vos besoins.
• Testez-les et déployez-les auprès des utilisateurs concernés.
• Affinez les formulaires en fonction des retours d’expérience des utilisateurs.

Vous souhaitez en savoir davantage sur HelloID Service Automation et ses fonctionnalités ? Retrouvez toutes les informations complémentaires ici. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter avec nos experts, contactez-nous dès aujourd’hui !