Notifications et seuils

Produit et technologie

En tant que solution de Gestion des Identités et des Accès (GIA), HelloID joue un rôle essentiel dans votre infrastructure IT. Bien que cette solution puisse exécuter une multitude d’actions de manière automatisée, il est crucial de maintenir un contrôle et une visibilité sur ces opérations. C’est ici que les seuils interviennent, assurant qu’une anomalie dans votre système source ou dans la liaison avec ce système n’entraîne pas la suspension ou la suppression de tous les comptes par HelloID. De plus, il est important d’informer les parties concernées en temps utile des actions entreprises par HelloID dans vos systèmes cibles. La fonctionnalité de notification d’HelloID rend cela possible. Dans cet article, découvrez tout sur les seuils, l’envoi de notifications et la configuration de ces alertes.

Que sont les seuils ?

Les seuils, également connus sous le nom de « Thresholds », sont fondamentaux dans HelloID. Les actions automatisées réalisées par HelloID vous font gagner du temps et fluidifient vos processus. Cependant, il est essentiel d’écarter certains risques. Vous ne souhaitez pas, par exemple, qu’HelloID modifie ou supprime par erreur des comptes et/ou des droits d’accès. Si HelloID supprimait par mégarde tous les comptes d’un système cible, les employés ne pourraient plus accéder à ce système, ce qui aurait un impact majeur sur l’activité de l’entreprise.

Les seuils vous permettent de minimiser ces risques. Ils agissent comme un filet de sécurité, capturant les actions non intentionnelles et garantissant que l’impact d’une éventuelle erreur dans une connexion ou une application liée reste gérable et limité.

Configurer ces seuils est simple. Rendez-vous dans les sections « Source » ou « Target Systems » du tableau de bord Provisioning d’HelloID et ouvrez l’onglet « Thresholds ». Vous pouvez alors définir des valeurs limites, qui peuvent être des valeurs absolues ou des pourcentages (relatives).

Seuils pour les systèmes sources

Dans le cas des systèmes sources, vous pouvez par exemple définir des seuils sur cet onglet pour prévenir l’importation incorrecte de données RH. Si votre système RH est temporairement inaccessible en raison d’une panne, HelloID peut parfois ne récupérer qu’une partie des données RH. Lors de la comparaison de cette nouvelle capture avec la capture existante, un grand nombre de données peuvent alors manquer. HelloID pourrait interpréter cela comme un départ massif d’employés. Sans seuils, HelloID traiterait cette nouvelle capture, ce qui pourrait entraîner le blocage ou la suppression incorrecte d’un grand nombre de comptes. Ou encore, que se passerait-il si un changement organisationnel mal planifié ou non annoncé entraînait soudainement l’apparition de différents services ou fonctions dans le système RH ? Cela pourrait théoriquement entraîner la suppression de nombreux rôles.

Les seuils vous aident à prévenir ces situations et à couvrir ce risque. Par exemple, vous pouvez définir qu’une capture (Snapshot) ne doit pas différer de plus de cinq pour cent de la capture précédente. Si l’importation dépasse ces limites, HelloID n’exécutera pas les actions automatisées prévues.

Seuils pour les systèmes cibles

Vous pouvez également définir des seuils pour les systèmes cibles. C’est crucial car si vous modifiez une règle métier, vous voulez vous assurer que cette modification produit l’effet désiré. Vous souhaitez éviter, par exemple, qu’une modification erronée d’une règle métier par HelloID retire soudainement les droits des utilisateurs.

Cela peut également être garanti par des seuils. Si, par exemple, vous réglez tous les seuils sur 1 pour les actions « Revoke » et « Update » dans la section « Count », vous vous assurez qu’HelloID ne peut que créer de nouveaux comptes, mais ne peut ni modifier ni supprimer des comptes existants. Cela joue également un rôle important si vous souhaitez tester une règle métier sur une seule personne sans affecter les autres utilisateurs.

Si une action dépasse un seuil défini pour un système source ou cible, HelloID bloque l’exécution de cette action et la soumet à un administrateur. Celui-ci permet alors analyser l’action bloquée et, si souhaité, l’exécuter en appuyant sur un bouton.

Pour quelles actions peut-on envoyer une notification ?

Si HelloID bloque une action en raison d’un seuil, il est crucial d’informer rapidement les personnes concernées pour éviter que les actions bloquées passent inaperçues et ne soient pas traitées. Les notifications permettent d’éviter cela.

HelloID permet également d’envoyer des notifications pour une large gamme d’actions effectuées par la solution de GIA. Cela peut inclure la création, l’activation ou la mise à jour d’un compte, ainsi que la désactivation ou la suppression d’un compte. HelloID peut également envoyer des notifications quelques jours avant l’intégration ou la sortie d’un employé, assurant ainsi que les personnes concernées sont informées en temps utile. De plus, HelloID peut fournir un résumé des évaluations effectuées via une notification par e-mail.

Configurer les notifications

La création et la configuration de notifications sont possibles via le tableau de bord Provisioning d’HelloID. Vous y trouverez une liste de toutes les notifications configurées et pourrez en ajouter de nouvelles ou modifier celles existantes. Pour rédiger les notifications, deux options sont disponibles : un éditeur WYSIWYG ou par code HTML brut. Si vous préférez utiliser le HTML, vous pouvez le spécifier dans les paramètres. Vous nommerez également la notification et sélectionnerez l’événement dans le système cible qui doit déclencher la notification, tel que la création d’un compte, et le système cible associé à la notification.

Ensuite, vous pouvez configurer les paramètres de l’email, comme l’adresse de l’expéditeur des notifications. Pensez également à l’adresse de destination de la notification, où vous pouvez utiliser des variables pour charger l’adresse email appropriée. Cela s’applique également aux informations de compte provenant d’autres systèmes.

Utilisation de variables dans les notifications

Intégrer diverses variables dans vos notifications est possible, allant du nom d’utilisateur, genre, date de naissance, prénom, nom, aux coordonnées comme l’adresse postale et l’adresse email, ainsi qu’aux dates de début et fin de contrat ou au département du collaborateur. Ces variables peuvent concerner la personne ou son compte.

Grâce à une syntaxe spécifique, ces variables peuvent être intégrées dans vos notifications. Par exemple, {{Account.UserName}} permet d’ajouter un nom d’utilisateur, tandis que {{Person.PrimaryContract.StartDate}} inclut la date de début de contrat.

Les variables utilisables dépendent du système cible et de sa configuration de mappage. Notre guide propose une liste d’exemples de variables utilisables, notamment pour Active Directory.

Personnalisation des notifications

Une fois vos notifications configurées, vous pouvez passer à leur personnalisation. Bien que nous partions du principe que vous utiliserez l’éditeur WYSIWYG, vous pouvez également le faire en code HTML brut.

La personnalisation se fait dans l’onglet « Message » où vous rédigerez le contenu de votre notification en intégrant des variables via la syntaxe. L’éditeur permet également de définir la mise en page de votre notification, incluant la charte graphique, la couleur, et même un logo.

Les possibilités offertes par l’éditeur sont vastes, permettant l’ajout de colonnes, d’images, de champs de texte, des liens et mêmes vos réseaux sociaux, facilitant la création d’une notification sur mesure.

Lancez-vous

Vous voulez prendre en main les seuils et les notifications dans HelloID ? Nous avons préparé une courte vidéo pour vous guider et souligner les points essentiels. Consultez également notre guide pour plus d’informations et d’explications. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter.