Mappage des données source

Le mappage des données est un processus dans lequel vous traduisez des données entre HelloID et des systèmes externes. Dans cet article, vous découvrirez ce que signifie précisément le mappage et pourquoi vous l’utilisez. Nous vous aidons également à démarrer avec la configuration du mappage des données de votre système source.

Qu’est-ce que le mappage des données ?

Le mappage des données permet, entre autres, de déterminer en détail quelles données d’un système source vous stockez et utilisez dans HelloID. Cela inclut les données d’identité, les postes, les fonctions et les services. HelloID peut également convertir des données pour qu’elles respectent les mêmes conventions. C’est important, car les champs dans les systèmes RH diffèrent souvent les uns des autres. Par exemple ADP, CEPAGE, SAP RH, ASTRE RH, CEGID, etc. stockent certaines données comme 0, 1, 2 et 3. Une autre application, cependant, n’utilise pas de chiffres, mais des lettres. Le mappage des données assure qu’HelloID convertit et stocke correctement les attributs de ces systèmes RH.

En mappant des données, HelloID convertit les données en une norme : « Identity vault ». Cela offre de grands avantages. Vous utilisez plusieurs systèmes source ? Le mappage des données garantit qu’HelloID stocke et peut fusionner les données de différents systèmes de manière uniforme. Vous vous assurez ainsi que la solution de gestion des identités et des accès interprète correctement les données et les attribue aux champs appropriés dans HelloID. Si vous passez à un autre système source à l’avenir, en mappant les données source de la même manière, le reste de vos liens continueront de fonctionner sans problème.

Grâce au mappage des données source, vous gardez également un contrôle total sur les données. Par exemple, vous décidez si Tools4ever peut traiter des données supplémentaires. Les administrateurs peuvent configurer via le mappeur HelloID quelles données des systèmes connectés ils traitent ou non dans leur base de données HelloID. Ainsi, vous assurez qu’HelloID reste toujours en conformité avec la politique de confidentialité et de sécurité de votre organisation.

Mappage des personnes et des contrats

Les onglets Personne et Contrat vous permettent de lier les données sources concernant respectivement les personnes et les contrats à des champs spécifiques dans la base de données d’HelloID (HelloID Vault).

Les données d’identité comprennent, par exemple, les noms, les coordonnées et les adresses. Ces informations sont importantes plus tard pour créer correctement un compte utilisateur.

D’autre part, les données liées au contrat, telles que l’intitulé du poste, le service, l’unité fonctionnelle (UF), le département, le pôle, les dates de début et de fin, le volume de travail (exprimé en équivalent temps plein) et le code du centre de coûts, sont déterminantes. Elles permettent de définir avec précision les applications pour lesquelles un compte utilisateur est nécessaire et les niveaux d’autorisation spécifiques à octroyer à chaque collaborateur.

Il est donc essentiel de lier ces informations avec précision et correctement. Pour lier ces informations, vous pouvez choisir parmi l’un des trois types de valeurs suivants pour chaque champ :

• Mappage fixe : une valeur fixe que vous entrez directement dans le mappeur d’attributs et qui est la même pour toutes les personnes.
• Mappage de champ : une valeur prise directement d’un champ correspondant du système source.
• Mappage complexe : une valeur complexe qui peut être calculée en JavaScript, par exemple à partir de plusieurs données sources.

Chaque champ a l’option de le rendre obligatoire en activant le bouton Champ obligatoire. Si cette valeur n’est pas disponible pour une personne, cette personne entière n’est pas importée dans le coffre-fort d’identité dans HelloID, mais visible dans la section Personnes bloquées.

Avec la fonction d’aperçu d’HelloID, vous pouvez immédiatement voir l’effet de chaque ajustement dans le mappage. Cela signifie que vous n’avez pas à attendre que la modification soit effectivement appliquée, mais vous pouvez voir directement le résultat. Cela vous permet de travailler plus efficacement, de détecter et corriger rapidement les erreurs de mappage. De plus, la fonction d’aperçu vous donne la certitude que les données seront liées correctement.

Mappages de champs complexes

Pour les mappages de champs complexes, HelloID intègre JavaScript, aussi bien pour les systèmes sources que pour les systèmes cibles. Cette fonctionnalité facilite, par exemple, la création de sorties conditionnelles et assure une gestion précise de l’enregistrement des données. Ainsi, vous maîtrisez entièrement la manière dont HelloID traite et stocke les informations, éliminant toute ambiguïté.

Vous bénéficiez d’une grande flexibilité pour formater les données de la manière la plus adaptée. Cela peut inclure l’épuration des espaces, la conversion de caractères spéciaux, ou l’extraction d’un code de département. Les mappages de champs complexes permettent aussi d’implémenter des logiques spécifiques, telles que l’attribution d’un domaine de messagerie en fonction du site géographique de l’utilisateur. Généralement, il n’est pas nécessaire de repartir de zéro. Des formats et algorithmes courants pour la gestion des identités et des accès sont largement disponibles sur notre espace GitHub. De plus, avec la popularité de JavaScript, une multitude de ressources sont accessibles en ligne, des forums comme Stack Overflow à des cours complets et gratuits sur des plateformes comme Udemy.

Exclusion de certaines personnes

Dans certains cas, vous pourriez vouloir exclure certaines personnes lors de l’importation de données depuis un système RH. Par exemple, si vous souhaitez garantir que les modifications apportées par HelloID n’affectent pas des comptes spécifiques, comme ceux d’un PDG ou d’un manager.

HelloID vous offre la possibilité d’exclure manuellement des personnes, mais peut également automatiser ce processus. Pour cette automatisation, HelloID utilise le mappage. En utilisant le champ « Excluded » dans le mappage de votre système source, vous indiquez les données à exclure. Vous pouvez exclure toutes les personnes du système source, le déterminer en fonction d’un champ du système source, ou utiliser une valeur complexe. Avec une valeur complexe, vous pouvez, grâce à un script JavaScript personnalisé, décider d’inclure ou d’exclure une personne de l’importation.

Il existe d’autres méthodes pour ne pas inclure des personnes dans HelloID. Vous pouvez configurer HelloID pour qu’il ignore certains individus lors de l’importation de données depuis un système source. En tant qu’administrateur de votre système RH, vous pouvez également définir que certaines personnes ne doivent pas être transférées vers HelloID.

Lancez-vous avec HelloID

Vous souhaitez commencer avec le mappage des données ? Notre documentation contient toutes les informations nécessaires. Si vous rencontrez des difficultés ou souhaitez consulter un professionnel vous aider, n’hésitez pas à nous contacter !