Importation des données depuis un système RH

HelloID, solution de gestion des identités et des accès (GIA), gère l’identification, l’authentification et l’autorisation des utilisateurs. Son module HelloID Provisioning joue un rôle clé dans la gestion des comptes utilisateurs et de leurs droits. Vous décidez de la source des données RH qu’HelloID Provisioning récupère et du système cible vers lequel ces données sont transmises. Cet article explique comment connecter simplement un système RH et importer des données RH dans HelloID. HelloID est équipé pour charger tout type de données grâce à des champs personnalisés.

Prise en charge de presque tous les systèmes RH

HelloID supporte un large éventail de systèmes de gestion des ressources humaines (SIHR) et de systèmes d’information étudiants (SIS). Presque tous les systèmes sources disponibles ont un connecteur HelloID. Si Tools4ever n’a pas encore de connecteur pour un système RH ou une source spécifique, nous pouvons le développer pour vous, ou vous pouvez le faire vous-même.

Certaines organisations utilisent des systèmes sur mesure, souvent développés en interne. Ou peut-être, certaines personnes ne sont pas répertoriées dans le système RH, mais dans une autre source. Cela ne signifie pas que l’importation de données de ces sources est impossible. Le système source PowerShell d’HelloID offre une grande flexibilité. Avec ce système, vous pouvez lire les données sources de presque tous les systèmes sources via le module Provisioning, à condition qu’une interface de connexion pour la lecture et/ou l’écriture des données soit disponible.

Importation de personnes

Avec un connecteur HelloID, vous pouvez charger les données des employés dans HelloID. La première partie du connecteur charge les personnes. Vous décidez comment et d’où ces informations sont récupérées. Vous pouvez importer autant de personnes que vous le souhaitez, jusqu’à une limite (actuelle) de 30 000, à condition que les données de chaque utilisateur contiennent au moins un champ unique qui identifie l’utilisateur, comme un numéro personnel ou un matricule.

Lorsque vous importez des données RH, HelloID peut intégrer une variété d’informations sur les utilisateurs, incluant des détails spécifiques à leur contrat de travail comme les dates de début et de fin, le service auquel ils appartiennent ou leur fonction. Chaque élément d’information relatif aux employés importé via un connecteur est organisé et stocké sous forme de structure de données, connue sous le nom de « table de hachage », facilitant ainsi leur gestion et leur référencement.

Importation des services dans HelloID

Dans toute organisation, les collaborateurs travaillent au sein de services spécifiques. HelloID récupère les informations concernant les services auxquels sont rattachés les employés via la synchronisation des données personnelles mentionnée précédemment. Vous pouvez également charger facilement dans HelloID les informations sur les différents services et la hiérarchie interne de votre organisation.

Ceci est réalisé grâce au second composant du connecteur. Cela s’avère particulièrement utile pour définir les relations entre les managers et leurs équipes. Les données sur les services sont stockées séparément des informations personnelles et des contrats. Cela est important car cela permet de lier plusieurs personnes et contrats à un même service.

Planification de la synchronisation automatique

Comme tout fichier personnel, les données RH évoluent constamment. Il est donc crucial que les informations RH disponibles dans HelloID soient régulièrement mises à jour. Vous pouvez assurer cette actualisation par l’importation automatique quotidienne des données RH selon un horaire fixe. Vous choisissez le moment exact de cette importation.

La création d’un horaire pour l’importation des données depuis un système RH est simple. Il suffit de nommer l’importation, de sélectionner le système source et de choisir une plage horaire d’une heure. Des indicateurs de couleur vous aident à identifier visuellement les moments de la journée où la charge serveur est élevée ou faible. HelloID détermine ensuite, en fonction de cette charge serveur, quand effectuer la synchronisation dans la plage horaire choisie. Si l’heure choisie est très chargée, la synchronisation peut démarrer, par exemple, avec un léger retard. Vous pouvez planifier jusqu’à trois synchronisations par jour.

L’intégration des données RH dans HelloID peut s’automatiser intégralement. Toutefois, si vous souhaitez maintenir une supervision manuelle, cette option reste à votre disposition. HelloID permet de réaliser une évaluation préalable. Cette évaluation produit une projection des effets des actions que HelloID s’apprête à exécuter, en se basant sur les règles prédéfinies. Cet aperçu permet d’anticiper les modifications qui seront appliquées aux comptes utilisateurs, sans que ces dernières ne soient effectivement mises en œuvre. Cette opération vous offre une vision claire des changements envisagés par HelloID avant leur exécution. Si les actions suggérées vous conviennent, vous pouvez alors les valider et les appliquer concrètement sur les systèmes cibles, grâce à ce que l’on nomme une « exécution forcée ». Cette méthode en deux étapes vous assure de pouvoir évaluer l’impact des modifications avant de les implémenter définitivement via HelloID.

Configurer plusieurs systèmes sources

Dans certains cas, les organisations utilisent plusieurs systèmes sources. HelloID fournit une solution pour cela et peut importer et combiner des données de plusieurs systèmes. Dans ce cas, vous ajoutez simplement plusieurs systèmes RH comme systèmes sources.

Vous pouvez voir quels systèmes sources vous avez configurés d’un coup d’œil via le tableau de bord Provisioning. Cliquez sur l’icône « Systèmes sources » pour obtenir une vue d’ensemble de tous les systèmes auxquels HelloID est connecté. Vous voyez également quand les données de ce système ont été importées pour la dernière fois et combien de personnes ont été récupérées. Vous pouvez démarrer une importation manuelle à partir de ce tableau de bord en un simple clic.

De plus, depuis le tableau de bord Provisioning, vous pouvez facilement gérer la configuration des systèmes sources connectés à HelloID. Cela inclut la manière dont vous souhaitez afficher les noms, ainsi que les champs personnalisés dont nous vous parlons ci-dessous.

Champs personnalisés

Nous avons mentionné plus tôt que certaines organisations utilisent des systèmes RH personnalisés. Cependant, les données stockées par les systèmes standards et les champs qu’ils utilisent varient également. HelloID offre une gamme solide de champs qui prennent en charge la plupart des données de votre système RH.

Pour créer des champs sur mesure dans HelloID, le module de Provisioning est votre allié. Il vous offre la liberté de stocker des données spécifiques aux personnes et aux contrats, même pour des informations qui ne correspondent pas aux champs standards. Chaque organisation étant unique, vous pouvez par exemple ajouter des champs pour des détails spécifiques tels que le rôle de secouriste d’un employé, sa participation au comité d’entreprise, ou même la nécessité d’un badge d’accès.

La personnalisation ne s’arrête pas là. Vous avez le contrôle total sur le choix des données à importer depuis chaque système source vers un champ défini. Cette configuration s’ajuste aisément en modifiant les paramètres du système source relié à HelloID. Pour vous aider, l’outil « Map additional field » dans le tableau de bord Provisioning vous accompagne pas à pas dans ce processus.

Après avoir rassemblé et intégré les données nécessaires dans vos champs personnalisés, l’étape suivante consiste à les rediriger vers le système cible approprié. Cette opération englobe aussi bien l’Active Directory (AD) local de Microsoft que son homologue cloud, Microsoft Entra ID, sans oublier tous les autres systèmes cibles que vous pouvez connecter via les connecteurs cibles d’HelloID.

Lancez-vous

La meilleure façon de configurer votre système source dépend du système RH que vous utilisez. Notre guide vous donne toutes les étapes pour bien démarrer. Nos experts sont également prêts à vous aider à importer des données RH en cas de besoin. Contactez-nous pour plus d’informations !