5 avantages d’une solution de gestion des identités et des accès dans le secteur de l’éducation

Par : Esmée van de Riet, Recruteuse IT

Un accès sécurisé aux systèmes informatiques est un défi majeur pour de nombreux établissements d’enseignement. Alors que les entreprises utilisent souvent leurs propres systèmes et applications pour les employeurs et les employés, les écoles et les universités ont à faire avec de nombreuses autres acteurs. En plus des enseignants et des employés administratifs, ils doivent également gérer les accès aux applications par les élèves et parfois aussi pour les parents.  Comment s’assurer que tout le monde peut se connecter en toute sécurité et disposer des droits appropriés ? 

Une grande partie des données éducatives collectées et traitées est bien sûr extrêmement sensible et il existe des exigences strictes en matière de confidentialité et de sécurité. La législation actuelle sur la confidentialité (AVG / RGPD) n’est qu’une des normes à respecter. Une solution de gestion des identités et des accès (IAM) telle que HelloID de Tools4ever aide l’organisation dans la gestion des utilisateurs. Pour que les enseignants et employés administratifs puissent se concentrer sur leur travail. Nous listons ici 5 avantages de notre solution HelloID.

# 1 Accès personnel / nominatif

Les ordinateurs et les tablettes sont utilisés pour rendre l’éducation plus personnelle et variée. L’élève obtient/crée son propre profil et ses progrès sont suivis personnellement. Bien sûr, vous travaillez avec des comptes d’utilisateurs individuels, alors qu’auparavant les comptes étaient souvent partagés. Et bien sûr, vous souhaitez sécuriser soigneusement cet accès avec une procédure de connexion simple, par laquelle les activités des utilisateurs sont surveillées. Ce sont des mesures efficaces, mais il devient rapidement trop coûteux de prendre en charge ces choses manuellement. Avec une solution de gestion complète des identités et des accès, nous pouvons gérer automatiquement le compte utilisateur, proposer une authentification unique (afin qu’une seule connexion soit suffisante) et également automatiser et optimiser les processus ultérieurs. Pour que, par exemple, si un étudiant ou un enseignant quitte définitivement l’établissement, HelloID s’assure automatiquement que le compte et les droits associés soient désactivés.

# 2 Rester conforme

La législation moderne sur la confidentialité (GDPR) est activement appliquée depuis 2018, avec des sanctions strictes possibles. À ce jour, aucune amende n’a été infligée aux écoles, mais de nombreuses institutions sont concernées car les administrateurs ne savent pas exactement ce qui est et n’est pas autorisé. Une gestion des identités et des accès entièrement conforme aux normes et standards actuels soulage les établissements d’enseignement. La solution IAM de Tools4ever permet un enregistrement complet de qui utilise quelles applications, à quelle heure et à partir de quel emplacement. Par conséquent les établissements d’enseignement sont automatiquement plus conformes aux normes et à la législation. Bien sûr au GDPR, mais aussi a ISO27001.

# 3 Contrôler l’accès

Le défi pour les écoles et les universités n’est pas seulement un accès sécurisé aux systèmes informatiques. Cet accès doit alors également être géré. Les élèves et les étudiants reçoivent régulièrement de nouveaux cours. Leur profil d’accès doit toujours être adapté en conséquence. Les employés administratifs ont également besoin d’un accès régulier aux nouvelles applications et données. L’un des risques de sécurité les plus inaperçus pour les organisations est lorsqu’un employé dispose de trop de droits d’accès car il ou elle change régulièrement de rôle. Ceci est également connu sous le nom « d’accumulation de droits ». En plus du risque de sécurité, les licences coûteuses continuent souvent d’être consommées inutilement. Il arrive également que d’anciens salariés aient toujours accès à leurs anciens comptes, avec tous les risques associés.

En mettant en œuvre une solution IAM, les organisations peuvent automatiser entièrement la gestion et l’accès des utilisateurs aux différents systèmes, applications et informations. Les données de compte et les droits d’utilisation sont automatiquement mis à jour, ce qui permet aux organisations d’économiser sur les coûts de licence inutiles et les audits (de sécurité) sont facilement réalisés.

# 4 Réduire les erreurs humaines

Sans solution IAM centralisée, l’authentification et les autorisations d’accès aux plates-formes techniques sont généralement gérées manuellement par le personnel informatique. Non seulement cela coûte cher, mais des erreurs se cachent dans ces taches manuels.

En automatisant l’ensemble du processus et en le reliant à la source centrale (YPAREO, | RAET, etc.), les organisations n’ont plus à gérer manuellement les droits d’accès aux données. Les modifications sont mises à jour immédiatement et sans erreur dans le réseau. Par conséquent, les employés du service Informatique passent beaucoup moins de temps sur les questions courantes, il y a moins de risques d’erreurs et ils ont plus de temps à consacrer à l’innovation et aux actions à plus forte valeur ajoutée.

# 5 Single Sign-On avec une badge QR

Saisir pour chaque application un nom d’utilisateur et un mot de passe, beaucoup d’enseignants reconnaîtront le problème. Heureusement, HelloID Access Management simplifie le processus de connexion avec l’authentification unique. Après s’être connecté une fois, l’utilisateur aura accès à toutes ses applications et données personnelles via un tableau de bord.

Mais il en faut encore plus dans les écoles. Parce que même les plus jeunes étudiants utilisent désormais l’ordinateur. Nous voulons également sécuriser leurs applications et leurs données. La connexion avec un nom d’utilisateur et un mot de passe est un énorme obstacle pour ce cas d’usage. HelloID a développé un accès pour ces jeunes utilisateurs en utilisant un code QR. Le code QR est collé sur une carte scolaire ou un badge, et si l’élève présente le code devant la caméra de son Chromebook, ordinateur portable, iPad ou tablette Android, il est immédiatement et automatiquement connecté.

En savoir plus ?

Avec HelloID, Tools4ever propose une solution IAM sûre, efficace et conviviale pour un faible investissement. Nous serions heureux de discuter avec vous de la solution IAM la mieux adaptée à votre organisation. HelloID est le successeur de l’UMRA & IAM et convient parfaitement aux établissements d’enseignement et offre de nombreux nouveaux avantages supplémentaires.

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