Les parents d’élèves peuvent désormais accéder aux données scolaires de leurs enfants

25 mars 2013

Dans ce billet, je voudrais présenter des cas uniques où les clients ont des exigences qui sortent du cadre de nos solutions en matière de gestion des identités. L’un des 10 meilleurs établissements scolaires de l’Etat de Floride, et un des 25 meilleurs des Etats Unis, avait un problème de gestion des identités qui ne concernait ni les étudiants, ni les professeurs, ni le personnel, mais plutôt les parents d’élèves…

Une législation avait été adoptée pour que, tout parent désireux d’accéder aux données de leur enfant sur son environnement électronique d’apprentissage, se présente en personne afin de s’identifier et de demander un compte. Avec plus de 125 emplacements physiques et 500 et + utilisateurs pour gérer ce processus, un système papier n’était pas envisageable.

La solution mise en place est une combinaison de produits proposés par TOOLS4EVER ainsi que la conception de formulaires web personnalisés.

TOOLS4EVER a travaillé en étroite collaboration avec le personnel technique de l’établissement pour s’assurer que les conditions étaient très détaillées afin d’éviter toute « pièce manquante ». Au final, une solution a été livrée en utilisant User Management Resource Administrator (UMRA), accompagnée d’environ 30 heures de prestation, ce package répondant parfaitement à leurs besoins.

Voici un bref aperçu de la solution:

Un parent se présente à l’école et demande un compte pour accéder aux données de son/ses enfant (s).
Un secrétariat où l’administrateur vérifie les identités et entre les informations pertinentes dans une page Web, comprenant :

Nom
Type d’identifiant, numéro et date d’expiration
Numéro(s) de téléphone (s)
Adresse
E-mail

Le secrétariat cherche alors le nom d’utilisateur de l’étudiant ou les critères d’identités de l’étudiant, et vérifie avec le parent que le nom correct est affiché.
L’individu clique ensuite sur le bouton « Enregistrer Parent » et, si aucun doublon n’est trouvé, le dossier est créé dans l’Active Directory, ainsi que dans le système d’information des étudiants, et un lien entre le parent et l’enfant est créé.
Un mot de passe temporaire est fourni et le secrétariat enregistre les informations, ainsi que le nom d’utilisateur, et le fournit aux parents.

Dans le cadre de ce projet, Self Service Reset Password Manager (SSRPM) a également été déployé pour les parents afin de leur permettre de s’inscrire et de réinitialiser leur mot de passe via des questions d’identification, et d’éviter une charge de travail inutile au personnel du support technique.

Des formulaires Web supplémentaires ont été livrés pour permettre au personnel administratif de réinitialiser les mots de passe pour les comptes des parents, de vérifier leur statut d’inscription SSRPM, d’exécuter des rapports de dernière connexion, désactiver les comptes, de mettre à jour les comptes et les rapports sur les inscriptions SSRPM.

Depuis le déploiement du système, plus de 100.000 parents ont été admis et peuvent accéder aux dossiers de leur enfant en toute simplicité. La « paperasserie », utilisée par l’ancien processus a été éliminée et, par le biais de SSRPM, la charge supplémentaire de travail au helpdesk est inexistante.

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