Traitement automatique des tickets relatifs aux utilisateurs et aux droits d’accès

23 mars 2013

En général (dans le moins pire des cas), un chef de service utilise des formulaires Web pour annoncer l’arrivée ou le départ d’un employé. Il peut demander la création d’un compte, d’une boîte aux lettres, ou encore des droits d’accès à des fichiers partagés ou à certaines applications.
Dans ce genre de situation, les formulaires Web gérés dans l’Intranet de l’entreprise ne sont souvent pas dynamiques, ce qui peut éventuellement être un inconvénient.
Les données de configuration telles que les différents services existant dans l’entreprise, les groupes ou les unités organisationnelles dans Active Directory, ainsi que la relation entre un employé et son supérieur hiérarchique doivent être gérées séparément et souvent manuellement.

À la fin du formulaire ou du workflow, un ticket est envoyé au service support informatique, qui va alors créer le compte et les ressources ou demander que cela soit fait par les administrateurs système.

Ce travail manuel prend du temps et il peut s’avérer source d’erreurs car d’une part, les données sont entrées directement dans Active Directory ou dans d’autres systèmes, et d’autre part, il s’agit d’une double saisie des données car celles-ci l’ont déjà été par le demandeur.

Outre l’existence au sein même de la solution Helloid d’un système de gestion du workflow et d’un outil de création des formulaires Web, cette solution peut aussi être déployée dans un contexte pré-existant afin d’optimiser et d’automatiser au maximum le processus de gestion des comptes utilisateurs.

Ainsi, dans le cas d’une institution financière, Helloid a été configurée pour traiter automatiquement tous les nouveaux tickets liés aux utilisateurs, ainsi que leurs droits et leurs ressources.

Les avantages :

Un temps de mise en œuvre court de 2 jours pour traiter automatiquement tous les tickets liés à des utilisateurs et à des droits d’accès
Un gain de temps important pour les administrateurs
La garantie que toutes les normes et procédures soient respectées
L’affranchissement de saisir les mêmes données deux fois, et par conséquent l’élimination d’erreur de ressaisies
La possibilité de traiter des demandes dans différents systèmes (Active Directory, système de messagerie, bases de données et applications).

De cette façon, toutes les informations disponibles à partir de la demande sont utilisées de manière optimale.

Tout à l’inverse des formulaires de l’intranet ou de la solution de ticketing, les formulaires Helloid qui sont entièrement dynamiques sont capables de récupérer des informations dynamiquement à partir d’Active Directory ou le système des RH, afin de créer les listes déroulantes mises à jour automatiquement dans les formulaires utilisés.

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