Gérer l’assistant Outlook Office sans accès direct à la boîte aux lettres

29 avril 2013

Une situation couramment observée dans les organisations : un employé est malade et/ou absent pendant une longue période, alors que la fonctionnalité Outlook « Out of Office Assistant » n’a pas été activée. Résultat : des e-mails non ouverts et non répondus, une mauvaise qualité de service et des clients insatisfaits.

En raison de la protection des données, il n’est pas possible d’activer l’Assistant Office Outlook sans un accès direct à la boîte aux lettres. Un autre employé doit alors connaître les données de connexion du collaborateur absent pour accéder à sa boîte mail, les transférer et enfin activer l’Assistant Outlook Office.

Une telle situation est susceptible de créer une situation précaire. Toutefois, cette situation peut être facilement résolue grâce à l’outil « Out of Office Manager Tool » (OOMT) de TOOLS4EVER

Avec OOMT, les administrateurs ou les collaborateurs peuvent activer l’Assistant Outlook Out of Office sans se connecter à la boîte aux lettres de l’utilisateur. Cette tâche peut également être déléguée au niveau du service, même en l’absence d’autres droits d’administration.

Il est également possible d’intégrer OOMT à HelloID (User Management Resource Administrator) de TOOLS4EVER, afin d’établir une connexion avec le système de gestion des ressources humaines de l’entreprise. Le système RH contient en effet les données des employés malades, en vacances ou en voyage d’affaires. De plus, lorsqu’un employé quitte l’organisation et grâce à cette intégration, HelloID peut installer automatiquement « Out of Office Assistant » et transférer des messages e-mails afin qu’il puisse y répondre.