Autoprovisionnement des Comptes Utilisateurs

25 mars 2013

Gestion des identités et des accès

Dans combien de systèmes votre organisation doit-elle gérer manuellement les comptes utilisateurs et combien de temps et de tracas un système d’autoprovisionnement vous épargnerait-il ?

Chaque société de 500 salariés ou plus peut être un jour confrontée à la situation suivante : Les techniciens du service informatique passent un temps considérable à gérer les comptes utilisateurs au sein des différents systèmes et vous sentez intuitivement qu’il existe un processus plus simple et plus rapide.

Imaginez une organisation de 5000 utilisateurs et tous les différents systèmes au sein desquels doivent être gérés les comptes utilisateurs. De tels systèmes sont, par exemple :

L’annuaire central (généralement Active Directory, parfois encore Novell ou open LDAP)
Le système e-mail (Exchange, Office365, Google, Zimbra, Lotus Notes, etc.)
Le système ERP (SAP, Siebel, Oracle, AS400 etc..)
Un système CRM (Salesforce, etc.)
Le système téléphonique (Cisco, Avaya, Alcatel, etc.)
Un Système Helpdesk (GLPI, Jira, EasyVista, HP Openview, BMC Remedy, etc…)
Le portail intranet de la Société
Le système de gestion des documents (DMS)

Il s’agit d’une liste non exhaustive des applications les plus communément utilisées, mais il y en a beaucoup plus, et en fonction du nombre d’utilisateurs que comporte chacune de ces applications et de leur niveau d’intégration avec l’Active Directory (authentification LDAP), le nombre réel de comptes utilisateurs gérés au sein de l’organisation peut facilement s’élever à 20 voire 25.000.

Indépendamment de la charge de travail que cela représente, désactiver, supprimer ou modifier ces comptes utilisateurs manuellement est souvent une tâche fastidieuse et génératrice d’erreurs. Si l’on considère de surcroît la sécurité et la standardisation, les procédures gérées manuellement peuvent être synonymes de mauvaises surprises en cas d’audit.

Voici précisément où le provisionnement automatique des comptes utilisateurs entre en jeu Le but de ce principe est simple : Avoir un système central à partir duquel les comptes utilisateurs sont gérés automatiquement autant que faire se peut. La solution HelloID de Tools4ever permet de régler le problème selon le schéma suivant :

Délégation Helpdesk : Une façon centralisée de gérer les comptes utilisateurs (création, modification, désactivation, suppression) avec des formulaires web simple pour gérer les comptes AD, les droits NTFS et les comptes e-mail).
Synchronisation avec le système RH. Création automatique des comptes des salariés entrants et désactivation, suppression des comptes des salariés sortants.
Délégation des formulaires web au sein de l’organisation. Les managers peuvent à présent lancer le processus d’autoprovisionning avec les mêmes formulaires web. Le SI peut agir comme validateur
Fonctionnalité de gestion du Workflow : un système évolué de gestion des workflows de bout en bout.
Self-Service : Un mode de fonctionnement en self service permettant aux utilisateurs finaux de gérer eux-mêmes certains de leurs besoins informatiques.

Si votre société galère toujours avec la gestion manuelle des comptes utilisateur, n’hésitez pas à nous contacter !