Établissement de conventions de nommage

Lors de la configuration d’HelloID, les conventions de nommage jouent un rôle essentiel. Elles déterminent entre autres, comment HelloID compose les noms d’utilisateur, les noms affichés, les adresses e-mail, permettant ainsi une méthode de travail uniforme et un processus automatisé. Cet article vous dévoile tout sur les conventions de nommage, en expliquant les éléments à considérer et les nomenclatures qu’HelloID peut générer automatiquement.

Qu’est-ce que les conventions de nommage ?

Les conventions de nommage sont des règles définissant précisément comment les noms doivent être formés dans HelloID. Elles établissent un ensemble de directives qu’HelloID suit pour la création de noms, incluant vos préférences spécifiques. La manière de structurer les noms varie d’une organisation à l’autre. Par exemple, certaines entreprises intègrent le prénom et le nom complet dans l’adresse e-mail, tandis que d’autres optent pour une initiale suivie du nom de famille. Préférez-vous écrire les prénoms et noms de famille attachés ou les séparer par un point ?

Ces détails, bien que subtils, sont fondamentaux. S’accorder sur ces choix est crucial pour parvenir à une méthode de nommage standardisée et uniforme. Les règles établies pour ces choix sont ce que l’on appelle les conventions de nommage.

Pourquoi les conventions de nommage sont-elles si cruciales ?

Les utilisateurs se voient attribuer divers noms par leur employeur, tels que leur nom d’utilisateur et leur adresse e-mail. Les entreprises souhaitent que ces noms soient bien définis et standardisés. Cela est important non seulement pour l’image de l’entreprise vis-à-vis des clients et partenaires, mais aussi pour éviter toute confusion et par exemple, simplifier la prédictibilité des adresses e-mail. Toutefois, l’aspect le plus crucial est leur nécessité pour automatiser la gestion des utilisateurs. Il serait inefficace que le département RH ou IT doive inventer manuellement les adresses e-mail et vérifier si elles existent déjà ou non.

Voici des exemples de noms de champs qui peuvent être générés automatiquement via HelloID :

• CN : Il s’agit du nom affiché dans Active Directory (AD) et du nom de l’objet AD. Ce champ doit être unique dans l’OU et ne peut pas dépasser 64 caractères.
• Nom de famille : Le nom de famille de l’utilisateur, où les préférences (nom de naissance et/ou nom d’usage) peuvent jouer un rôle.
• Nom affiché : C’est le nom que les utilisateurs verront, par exemple dans le carnet d’aresse de la messagerie.
• E-mail : L’adresse e-mail de l’utilisateur.
• User Principal Name : Le nom de compte/nom d’utilisateur dans AD, également connu sous le nom d’UPN.
• Login (pré-Windows 2000) : Cet attribut correspond au sAMAccountName et doit être unique dans le domaine. Il ne doit pas dépasser 20 caractères, avec les itérations.

Grâce à des conventions de nommage bien définies, vous évitez également d’attribuer des numéros aux utilisateurs. Il se peut, par exemple, que deux employés partagent le même nom de famille et la même initiale. Sans prendre cela en compte pour créer un nom d’utilisateur, cela entraînerait un doublon. Traditionnellement, les entreprises résolvent ce problème en ajoutant des numéros. Souvent, les administrateurs ajoutent un numéro derrière le nom de famille de l’utilisateur. Cependant, personne ne souhaite être réduit à un numéro.

Itérations

Les conventions de nommage offrent une solution plus élégante pour gérer les cas où un nom d’utilisateur, une adresse e-mail ou tout autre identifiant généré par HelloID existe déjà. HelloID permet l’utilisation d’itérations pour résoudre ce type de conflits. La manière dont HelloID gère ces itérations dépend largement de vos propres paramètres et peut varier d’un type de nom à l’autre. Vous pourriez envisager, par exemple, d’utiliser le prénom complet au lieu d’une simple initiale ou les deux premières lettres du prénom d’un collaborateur.

Il est recommandé de définir au moins trois itérations dans HelloID pour assurer suffisamment d’options alternatives. Si toutes ces options se révèlent impossibles, HelloID peut alors recourir à la numérotation séquentielle des noms.

Préférences des utilisateurs individuels

Les conventions de nommage ne sont pas figées et permettent une certaine flexibilité. Ainsi, il est possible de laisser les utilisateurs exprimer une préférence de nom, généralement enregistrée dans le système RH. Cela permet de définir si un employé souhaite utiliser uniquement son nom de naissance ou, par exemple, une combinaison du nom de naissance et du nom d’usage. Dans HelloID, nous proposons quatre préférences de nom standard :

• Nom de naissance
• Nom de naissance – Nom d’usage
• Nom d’usage
• Nom d’usage- Nom de naissance

Vous décidez des noms pour lesquels les préférences individuelles sont autorisées. Pour Active Directory (AD), notre recommandation est d’utiliser le nom de naissance dans l’UPN, mais le nom préféré de l’utilisateur pour le nom affiché. Cela évite les changements de nom complexes en cas de mariage ou de divorce, tout en tenant compte des préférences individuelles.

Créer une liste noire

Dans certains cas, l’utilisation d’une liste noire de noms d’utilisateur, d’adresses e-mail ou d’autres nomenclatures peut s’avérer pertinente. Par exemple, si vous souhaitez garantir que certains noms ne soient jamais réutilisés, même si un compte a été désactivé et supprimé. Dans ce cas, HelloID ajoutera automatiquement le nom utilisé à une liste noire lors de la création d’un nouveau compte et/ou d’une adresse e-mail.

La décision d’utiliser une liste noire dépend de la configuration de votre système cible, où vous avez l’option de valider l’unicité d’un nom. Cette vérification peut donner différents résultats :

• Si les noms choisis sont uniques : HelloID ajoutera alors les noms utilisés à la liste noire pour éviter leur réutilisation.
• Si les noms choisis ne sont pas uniques : Le nom sélectionné figure déjà sur la liste noire. HelloID ne pourra pas utiliser ces noms et devra recourir à une itération.

Lancez-vous avec HelloID

Vous êtes prêt à démarrer avec les conventions de nommage et la définition des itérations ? La vidéo ci-dessous explique les principaux points à considérer. Si vous avez des questions ou rencontrez des difficultés, nos experts sont là pour vous aider et vous accompagner. Contactez-nous pour plus d’informations !